Come evadere gli ordini su Shopify: una guida completa passo dopo passo

Da “Cha-Ching” alla spedizione: il tuo percorso di evasione degli ordini inizia qui

Hai concluso una vendita. La notifica di Shopify con il suono “cha-ching” conferma che il tuo prodotto è stato acquistato. Questo è il primo passo fondamentale per avviare un’attività di e-commerce di successo. Ciò che seguirà, tuttavia, determinerà la tua competenza operativa e la percezione che i clienti hanno del tuo marchio: l’evasione degli ordini.

La gestione degli ordini non è solo un’operazione logistica, ma l’espressione concreta della promessa del vostro marchio. Un processo snello, preciso e trasparente infonde fiducia nei clienti e favorisce la fidelizzazione. Un processo difettoso distrugge per sempre tale fiducia.

Questo manuale rappresenta una guida completa e dettagliata alla gestione degli ordini su Shopify. Inizieremo con le procedure manuali di base da seguire per evadere i tuoi primi ordini direttamente dalla dashboard di Shopify. Partendo da queste basi, passeremo poi a un’analisi strategica dei tre principali modelli di evasione degli ordini a disposizione di ogni commerciante. L’obiettivo è fornirti le informazioni necessarie non solo per gestire gli ordini esistenti, ma anche per scegliere una strategia a lungo termine che sia scalabile e in linea con i tuoi obiettivi aziendali.

Il processo principale: come evadere un ordine passo dopo passo su Shopify

È necessario acquisire le nozioni di base relative alla gestione degli ordini nell’ecosistema Shopify prima di poter prendere in considerazione strategie più avanzate. Tutti gli altri modelli si basano su questo processo manuale. Questo sarà il tuo approccio principale nei confronti dei nuovi titolari di negozio. Nel caso di attività già avviate, è importante comprendere questo processo per poter effettuare modifiche manuali, gestire ordini speciali e risolvere eventuali problemi.

Questi sono i passaggi da seguire alla lettera per garantire che tutti gli ordini vengano evasi correttamente.

Preparazione degli ordini per la spedizione

A questo punto, la precisione permette di evitare problemi gravi in futuro. Controlla attentamente i dettagli dell’ordine prima di occuparti di un pacco da spedire.

1. Vai alla scheda "Ordini": Nella tua area di amministrazione di Shopify, seleziona “Ordini”. Verrà visualizzato un elenco di tutte le tue vendite recenti. Clicca sull’ordine che intendi evadere. Sarà contrassegnato come “Non evaso”.”
2. Verifica i dettagli dell'ordine: Controlla i dati del cliente. Verifica l'indirizzo di spedizione e controlla se ci sono errori evidenti o refusi. Il sistema di convalida degli indirizzi di Shopify è utile, ma è comunque necessaria una verifica visiva.
3. Valutazione dell'analisi delle frodi: Shopify offre un'analisi integrata delle frodi per ogni ordine. Esamina gli indicatori. Il verde indica solitamente che l'ordine è sicuro. Il giallo richiede maggiore cautela; puoi contattare il cliente per confermare. Il rosso indica che esiste un'elevata probabilità di frode e che non dovresti spedire il prodotto senza aver effettuato un'adeguata verifica. Consegnare un ordine fraudolento comporta la perdita del prodotto e il pagamento di una commissione per il chargeback.
4. Conferma le scorte: Controlla gli articoli presenti nell'elenco e assicurati che siano disponibili in magazzino e che si trovino nel luogo in cui intendi effettuare la spedizione. Nel caso in cui un prodotto fosse esaurito, dovrai informare immediatamente il cliente per gestire le sue aspettative.

Acquisto e stampa delle etichette di spedizione

Shopify Shipping semplifica la creazione e il pagamento delle spese di spedizione. È collegato direttamente ai principali corrieri e offre tariffe scontate.

1. Etichetta di spedizione: Nella pagina dei dettagli dell'ordine, nella sezione "Ordini non evasi", è presente un pulsante denominato "Crea etichetta di spedizione".
2. Conferma gli articoli: Verifica che questa spedizione contenga tutti gli articoli presenti nell'ordine. Nel caso in cui si spedisca solo una parte dell'ordine, è possibile effettuare un'evasione parziale modificando la quantità di ciascun articolo.
3. Inserisci i dettagli del pacco: Scegli il tipo di pacco tra le impostazioni predefinite salvate oppure inserisci le dimensioni personalizzate (lunghezza, larghezza, altezza) e il peso totale del pacco imballato. Questi dati devono essere precisi per garantire il corretto calcolo delle spese di spedizione. Informazioni errate potrebbero comportare supplementi da parte del corriere o il rifiuto dei pacchi.
4. Seleziona il servizio di spedizione: A seconda del pacco e della destinazione, Shopify mostrerà un elenco dei servizi di spedizione offerti da un corriere, come USPS, UPS o DHL Express, insieme al relativo prezzo. Seleziona il servizio corrispondente all’opzione di spedizione scelta dal cliente durante il checkout.
5. Acquista l'etichetta di spedizione: Controlla ancora una volta tutte le informazioni. Dopo aver confermato, clicca su “Acquista etichetta di spedizione”. L’importo verrà addebitato sul tuo account Shopify.
6. Stampa documenti: Una volta effettuato l'acquisto, ti verrà richiesto di stampare l'etichetta di spedizione. Puoi anche stampare una bolla di accompagnamento da inserire nel pacco. Per iniziare è sufficiente una normale stampante da tavolo, mentre per ottenere risultati professionali e garantire maggiore efficienza è consigliabile utilizzare una stampante termica per etichette.

Contrassegnare come "Eseguito" e avvisare il cliente

L'ultima fase meccanica conclude il ciclo del processo di evasione dell'ordine e ha inizio il processo di comunicazione con il cliente.

1. Applicare l'etichetta: incollare l'etichetta di spedizione stampata sul pacco.
2. Evasione degli articoli: quando si acquista un'etichetta di spedizione tramite Shopify Shipping, l'ordine viene evaso automaticamente. Se acquisti l'affrancatura al di fuori di Shopify, dovrai procedere manualmente. Clicca sulla pagina dell'ordine, poi su "Evasione degli articoli".
3. Aggiungi informazioni di tracciamento: il numero di tracciamento riportato sull’etichetta generata da Shopify verrà aggiunto automaticamente. Se hai utilizzato un servizio esterno, devi inserire manualmente il numero di tracciamento e selezionare il corriere. Questo passaggio è indispensabile; i clienti si aspettano di poter tracciare il proprio acquisto.
4. Notifica automatica: quando viene inserito il numero di tracciamento e l’ordine viene considerato evaso, Shopify invierà automaticamente al cliente un’e-mail dal titolo “Conferma di spedizione”. Questa e-mail conterrà il numero di tracciamento e un link alla pagina di tracciamento del corriere, garantendo così la trasparenza richiesta dai consumatori di oggi. Il tuo pacco è ora pronto per essere consegnato al corriere.

Scegliere il proprio percorso: i 3 modelli fondamentali di realizzazione personale

La gestione manuale degli ordini va bene quando l'attività è agli inizi. Tuttavia, con pochi ordini a settimana, o decine o centinaia al giorno, questo processo manuale diventa un grave collo di bottiglia nelle operazioni. Stai sprecando il tuo tempo prezioso a preparare i pacchi invece di dedicarti al marketing, allo sviluppo dei prodotti e alla strategia.

Quella che dovete affrontare è una decisione strategica fondamentale. Il vostro approccio alla gestione degli ordini deve essere sviluppato in modo da favorire la crescita della vostra attività. È possibile prendere in considerazione tre modelli principali, ciascuno caratterizzato da requisiti operativi, costi e implicazioni strategiche diversi. La vostra decisione avrà un effetto diretto sui margini di profitto, sulla soddisfazione dei clienti e sulla scalabilità dell’intera attività. Li esamineremo uno per uno.

Modello 1: Realizzazione personale (l’approccio pratico)

L'estensione diretta del processo manuale sopra menzionato è l'evasione degli ordini in proprio, ovvero l'evasione interna. L'intero processo fisico, compresi lo stoccaggio delle scorte, il prelievo degli articoli, l'imballaggio delle scatole e il ritiro o la consegna da parte del corriere, è di vostra responsabilità o di quella del vostro team.

Questo modello vi garantirà il pieno controllo sull’esperienza del cliente. Sarete voi a decidere la qualità dell’imballaggio, l’inserimento di materiale promozionale e la rapidità di spedizione. Questo controllo rappresenta un importante vantaggio competitivo per le aziende i cui prodotti sono altamente personalizzati, presentano esigenze di imballaggio complesse o il cui marchio si basa sull’esperienza dell’unboxing.

Il suo principale svantaggio è che non è scalabile. L'evasione autonoma degli ordini dipende dallo spazio disponibile e richiede un impiego intensivo di manodopera. Maggiore è il volume degli ordini, maggiore è il numero di dipendenti necessari, lo spazio richiesto e la complessità dei sistemi di gestione delle scorte. Questo modello pone una correlazione diretta tra l'espansione della vostra azienda e la vostra capacità fisica di consegnare la merce. È particolarmente indicato per le aziende in fase iniziale, per le imprese che vendono prodotti di grandi dimensioni o specializzati, oppure per i marchi che utilizzano un processo di evasione degli ordini altamente personalizzato come aspetto fondamentale della propria identità.

Modello 2: Logistica di terze parti (3PL) per far crescere il tuo marchio

Il termine “logistica di terze parti” (3PL) indica l’esternalizzazione dell’intero processo di evasione degli ordini. In questo modello, l’azienda invia le proprie scorte in grandi quantità a una società 3PL specializzata. Lo stabilimento di quest’ultima funge da magazzino per l’azienda.

Quando un cliente effettua un ordine nel tuo negozio Shopify, l'ordine viene inviato automaticamente al sistema del 3PL. Il loro team di professionisti provvederà quindi a prelevare gli articoli dal tuo magazzino, imballarli secondo gli standard stabiliti e consegnarli al cliente.

Il vantaggio a breve termine di un’alleanza con un 3PL è la libertà in termini di tempo e risorse. Trasforma la gestione degli ordini da un onere operativo fisso a un costo variabile. Non si è più limitati dallo spazio o dal carico di lavoro. Un 3PL è facilmente scalabile: che si tratti di 100 o 10.000 ordini al mese, il 3PL è in grado di gestire qualsiasi volume. Inoltre, questi fornitori dispongono solitamente di più di un magazzino, il che vi consente di mantenere le scorte più vicine ai vostri clienti, con un conseguente risparmio in termini di tempi e costi di spedizione.

I fattori da considerare in questo modello sono il costo e la perdita del controllo diretto. Lo stoccaggio (per pallet o per contenitore), il prelievo e l’imballaggio (per articolo o per ordine) e la spedizione saranno a carico del cliente. È importante conoscere nei dettagli la struttura tariffaria di un 3PL. Sebbene sia possibile offrire imballaggi e istruzioni personalizzati, si affida a terzi un aspetto fondamentale dell’esperienza del cliente. Questo modello si adatta bene alle aziende già avviate con volumi di ordini costanti e in crescita, disposte a rinunciare all’efficienza operativa e alla scalabilità a favore del controllo diretto.

Modello 3: Il dropshipping e la soluzione dell’agente moderno

Il dropshipping è un modello di gestione degli ordini in cui non si dispone di alcun magazzino. Quando si effettua una vendita, si acquista il prodotto da una terza parte, solitamente un produttore o un grossista, che a sua volta lo consegna al cliente. La differenza tra il prezzo di vendita e il prezzo pagato al fornitore costituisce il profitto.

Il modello convenzionale di dropshipping, che spesso implica l’uso di piattaforme come AliExpress, è caratterizzato da una bassa barriera all’ingresso. Richiede un capitale iniziale ridotto, poiché non è necessario acquistare le scorte in anticipo. Questa disponibilità, tuttavia, comporta problemi operativi significativi e ben documentati. I commercianti devono spesso fare i conti con fornitori inaffidabili, tempi di spedizione troppo lunghi che infastidiscono i clienti occidentali, l’assenza totale di controllo di qualità e gravi ostacoli comunicativi. La mancanza di imballaggi personalizzati rende quasi impossibile creare un marchio unico.

Questi sono i punti critici che il modello dovrebbe affrontare per gli imprenditori seri.

Perché un agente di dropshipping è il tuo partner strategico

Il modello base del dropshipping rappresenta un punto di partenza, ma non una soluzione scalabile per lo sviluppo di un marchio affidabile. La soluzione attuale consiste nell’affidarsi a un agente di dropshipping professionista. In questo modo, il modello si trasforma in un’alleanza strategica.

Un operatore di dropshipping moderno, come noi di SpeedBee Dropship, non è semplicemente un intermediario, ma il vostro team sul campo. Il nostro obiettivo è eliminare i colli di bottiglia del modello tradizionale. Offriamo un pacchetto di servizi finalizzati allo sviluppo del marchio:

• Approvvigionamento da fornitori verificati: offriamo accesso diretto alla nostra rete di 3.182 fornitori accuratamente selezionati, una risorsa strategica pensata per aiutare i dropshipper a riprendere il pieno controllo della propria catena di approvvigionamento. Non ci limitiamo a una verifica iniziale, ma effettuiamo anche visite su richiesta presso gli stabilimenti per acquisire una visione approfondita delle materie prime dei prodotti e del processo di produzione, in modo da poter migliorare la qualità dei prodotti direttamente alla fonte.
• Servizi di spedizione rapidi: non utilizziamo i servizi di spedizione standard, che sono lenti, ma ricorriamo invece a servizi speciali e più efficienti per ridurre notevolmente i tempi di consegna.
• Controllo qualità pre-spedizione: il nostro personale controlla ogni singolo prodotto prima di spedirlo al cliente. Si tratta di una misura importante che contribuisce a evitare che la reputazione del vostro marchio venga compromessa da prodotti difettosi.
• Imballaggi personalizzati con il marchio: forniamo imballaggi personalizzati con il marchio, come scatole su misura, nastro adesivo e inserti. Questo vi consentirà di offrire una vera e propria esperienza di marca, che fidelizzerà i clienti e vi distinguerà dalla concorrenza.

Affidarsi a un agente trasformerà il tuo negozio in un vero e proprio marchio, anziché in una semplice attività di vendita al dettaglio. Si tratta di un passo fondamentale per lo sviluppo del dropshipping tra le aziende orientate alla crescita a lungo termine e alla soddisfazione del cliente.

Oltre gli schemi: ottimizzare la gestione degli ordini per fidelizzare i clienti

Indipendentemente dal modello di evasione degli ordini che utilizzi, il processo rappresenta uno strumento efficace per rafforzare il marchio. Il momento in cui il cliente entra in contatto più diretto con il tuo negozio online è proprio quello in cui riceve il pacco. Questa esperienza dovrebbe essere ottimizzata per fidelizzare i clienti e ottenere recensioni positive.

Concentrati su tre aree chiave:

1. Il Unboxing Esperienza: Il modo in cui confezioni il tuo prodotto è un indicatore diretto di come le persone lo percepiscono. Puoi anche richiedere scatole con il tuo marchio, carta velina personalizzata o persino inserti semplici come un biglietto di ringraziamento, anche se ti affidi a un 3PL o a un agente. L’unboxing è un’esperienza memorabile che rende la consegna un momento da condividere.

2. Comunicazione proattiva: I clienti non chiederanno aggiornamenti, quindi non aspettare che te li richiedano. Assicurati che le notifiche di conferma dell'ordine, di conferma della spedizione e di aggiornamento sulla consegna inviate tramite Shopify siano leggibili e personalizzate con il tuo marchio. In caso di ritardi previsti, informa il cliente prima che sia lui a chiedertelo. La trasparenza crea fiducia.

3. Resi senza complicazioni: Una politica sui resi semplice, trasparente ed equa è una componente importante dell'esperienza post-vendita. Un cliente che ha avuto un'esperienza positiva con il proprio reso sarà più propenso ad acquistare nuovamente. Rendi la tua politica accessibile e comprensibile.

E adesso? Come fare la scelta giusta per il tuo negozio

Ora hai un quadro completo di come evadere gli ordini su Shopify, a partire dai primi passaggi descritti nel manuale fino ai modelli strategici avanzati che daranno forma al futuro della tua attività.

Non esiste una risposta giusta per il percorso da seguire, ma esiste la risposta giusta per la tua attività nella fase in cui ti trovi.

• Il punto di partenza è “Self-Fulfillment”. Offre il massimo livello di controllo ed è indicato per la gestione di nuovi marchi, prodotti personalizzati e attività commerciali locali.
• Il vostro motore di espansione è la logistica di terze parti (3PL). Si tratta di un passo naturale quando il volume degli ordini supera la vostra capacità di gestirli internamente, consentendovi così di concentrarvi sulla crescita.
• Il dropshipping tramite un agente rappresenta la tua mossa strategica per entrare nel mondo dell’e-commerce. Offre il minor rischio finanziario e risolve i gravi problemi legati alla qualità e all’immagine del marchio presenti nel modello tradizionale.

Valuta il volume attuale degli ordini, la base di capitale, la linea di prodotti e gli obiettivi a lungo termine del tuo marchio. Prendi una decisione consapevole. Se ritieni che l'efficienza del capitale e la libertà di gestione delle scorte offerte dal dropshipping siano ciò di cui hai bisogno, tieni presente che il modo migliore per creare fin dal primo giorno un marchio stabile, scalabile e affidabile è collaborare con un agente professionale.

Conclusione

Imparare a utilizzare il servizio di evasione ordini di Shopify è un percorso che va dalle esigenze operative ai vantaggi strategici. Non ci troviamo più nelle fasi operative dell’evasione di un singolo ordine, ma di fronte a una scelta strategica tra l’evasione in proprio, la collaborazione con un 3PL e un nuovo modello di dropshipping. Il percorso ottimale non è universale, ma dipende dalle dimensioni della vostra azienda, dalle risorse disponibili e dalla visione del vostro marchio. Attraverso una valutazione critica di queste alternative, trasformerete l’evasione degli ordini in una routine quotidiana e in un motore di crescita e fidelizzazione dei clienti. Il passo fondamentale verso la creazione di un marchio di e-commerce forte e di successo consiste nel compiere la scelta strategica giusta.