Direkte Beschaffung vs. Indirekte Beschaffung: Ein umfassender Leitfaden für Unternehmen

Einführung

In der Wirtschaft ist Ausgabenkontrolle der Schlüssel zu Überleben und Wohlstand. Aber nicht alle Ausgaben sind gleich. Alle von einem Unternehmen getätigten Einkäufe können in zwei verschiedene Kategorien eingeteilt werden: direkte und indirekte Beschaffung. Obwohl es sich bei beiden um den Kauf von Waren und Dienstleistungen handelt, unterscheiden sie sich grundlegend in Bezug auf ihre Auswirkungen, ihr Management und ihre strategische Bedeutung. Die Kenntnis der wichtigsten Unterscheidungsmerkmale ist nicht nur eine akademische Übung für den Beschaffungsfachmann, sondern eine Schlüsselkompetenz für jede Führungskraft, die ihre Lieferkette optimieren, die Betriebskosten verwalten und einen nachhaltigen Wettbewerbsvorteil entwickeln möchte. Dieser Leitfaden enthält eine detaillierte Aufschlüsselung dieser beiden Beschaffungsarten, ihre Besonderheiten und klare Strategien für ein effizientes Management beider Arten.

Verständnis für Direct Sourcing

Direct Sourcing oder direkte Beschaffung ist der Prozess der Beschaffung aller Materialien, Komponenten und Dienstleistungen, die direkt in das Endprodukt eines Unternehmens eingehen. Dies sind die physischen und nicht-physischen Inputs, die ein Kunde schließlich erhält und bezahlt. Aus buchhalterischer Sicht fallen alle direkten Ausgaben unter die Herstellungskosten der verkauften Waren (COGS), d.h. sie wirken sich direkt und messbar auf die Bruttogewinnspannen eines Unternehmens aus.

Eine gute Strategie für die direkte Beschaffung ist das Rückgrat eines jeden produktbasierten Unternehmens. Die Effektivität dieser Aufgabe hat direkte Auswirkungen auf die Produktintegrität, die Kundenzufriedenheit usw.

Hauptmerkmale der direkten Beschaffung:

• Direkter Link zur Produktion: Solche Einkäufe sind für den Produktionsprozess notwendig. Eine Unterbrechung der direkten Lieferkette bedeutet, dass die Produktion zum Stillstand kommt.
• Die Bestandsverwaltung ist von entscheidender Bedeutung: Diese Materialien werden im Produktionsprozess verwendet, weshalb die Lagerverwaltung von größter Bedeutung ist. Eine fortschrittliche Bestandskontrolle ist erforderlich, um das richtige Gleichgewicht zwischen dem Risiko von Lagerausfällen (die die Produktion zum Stillstand bringen) und den Kosten einer zu hohen Lagerhaltung zu finden.
• Strategische Lieferantenbeziehungen: Die direkten Lieferantenbeziehungen sind in der Regel langfristig und kooperativ. Die Unternehmen arbeiten mit ihren Hauptlieferanten bei der Produktentwicklung, der Qualitätsverbesserung und der Bedarfsprognose zusammen. Dies ist der Bereich des strategischen Lieferantenbeziehungsmanagements (SRM).
• Fokus auf Qualität und Zuverlässigkeit: Die Hauptziele sind hohe Qualitätsstandards, regelmäßige Materiallieferungen und Lieferungen. Die Kosten spielen zwar eine Rolle, sind aber in der Regel zweitrangig gegenüber Zuverlässigkeit und Qualität, die die Integrität des Endprodukts gewährleisten.
• Zentralisiert und Spezialisiert: Dies geschieht in der Regel durch ein spezielles Beschaffungsteam oder eine Supply-Chain-Abteilung mit Fachleuten, die über umfassende Marktkenntnisse in Bezug auf ihre jeweiligen Waren verfügen.

Beispiele für die direkte Beschaffung:

• Automobilhersteller: Zu den direkten Materialien gehören Stahl für die Karosserie, Gummi für die Reifen, Mikrochips für die elektronischen Systeme und der Motor selbst.
• Coffeeshop-Kette: Das Endprodukt besteht aus Kaffeebohnen, Milch, Zucker und Pappbechern mit Markenaufdruck.
• Software-Unternehmen: Die Lizenzkosten für eine zentrale Datenbanktechnologie, die in ihre Anwendung eingebettet ist, oder die Server-Hardware, die für die Bereitstellung des Dienstes für Kunden erforderlich ist.
• Mode-Einzelhändler: Der Stoff, das Garn, die Knöpfe, die Reißverschlüsse und die fertigen Kleidungsstücke wurden in einer Fabrik gekauft.

Das Ziel der Direktbeschaffung ist die Entwicklung einer robusten, qualitativ hochwertigen und kosteneffizienten Lieferkette, die zuverlässig die Komponenten für die Herstellung eines marktführenden Produkts liefern kann.

Indirekte Beschaffung verstehen

Indirekte Beschaffung ist der Prozess der Beschaffung aller Waren und Dienstleistungen, die ein Unternehmen zur Aufrechterhaltung seiner täglichen Geschäftstätigkeit benötigt, die aber nicht in das Endprodukt einfließen. Diese indirekten Ausgaben umfassen alles, was die Arbeit der Mitarbeiter und den Betrieb des Unternehmens ermöglicht. In finanzieller Hinsicht sind dies die Betriebskosten, die in der Regel als Vertriebs-, Verwaltungs- und Gemeinkosten (SG&A) kategorisiert werden.

Obwohl die indirekte Beschaffung nicht das Produkt des Unternehmens bestimmt, ist sie eine riesige und weitgehend ignorierte Quelle für Kostensenkung und Effizienz.

Hauptmerkmale der indirekten Beschaffung:

• Unterstützt Unternehmensfunktionen: Es zielt auf die Unterstützung interner Prozesse und interner Interessengruppen in verschiedenen Abteilungen (HR, IT, Marketing, Finanzen) ab.
• Fragmentierte und dezentralisierte Ausgaben: In vielen Fällen ist die Kaufkraft für indirekte Güter innerhalb des Unternehmens dezentralisiert. Die IT-Abteilung kauft Bürogeräte und Beschaffungssoftware, das Marketingteam führt Werbekampagnen durch, und die Büroleiter kaufen Büromaterial. Dies kann zu unkontrollierten Ausgaben führen, die nicht über die genehmigten Kanäle laufen.
• Breites Spektrum an Kategorien: Indirekte Ausgaben zeichnen sich durch eine große Anzahl von Transaktionen in einer breiten Palette von Kategorien aus, die von einfachem Büromaterial bis hin zu komplexen Beratungs- und Wartungsdiensten reichen.
• Konzentration auf Kostenreduzierung und Effizienz: Das Hauptziel besteht darin, den Beschaffungsprozess zu vereinfachen, die Ausgaben zu konzentrieren, um Mengenrabatte zu erhalten und bessere Konditionen mit den Lieferanten auszuhandeln. Ziel ist es, die Gesamtbetriebskosten zu minimieren.
• Transaktionsbezogene Lieferantenbeziehungen: Die Beziehung zwischen indirekten Lieferanten ist im Vergleich zu direkten Lieferanten weniger strategisch und eher transaktional. Ziel ist es, vertrauenswürdige Lieferanten zu finden, die für einen bestimmten Bedarf den günstigsten Preis und den besten Service bieten.

Beispiele für indirekte Beschaffung:

• IT und Technologie: Laptops, Drucker, Lizenzen für Unternehmenssoftware (z. B. CRM, Buchhaltungssoftware) und IT-Supportdienste.
• Bürobedarf und -ausstattung: Möbel, Schreibwaren und Küchenbedarf.
• Professionelle Dienstleistungen: Rechtsberater, Marketingagenturen, Wirtschaftsprüfungsunternehmen und Berater.
• MRO (Wartung, Reparatur und Betrieb): Ersatzteile für Maschinen, Hausmeisterdienste, Sicherheitsausrüstung und Versorgungseinrichtungen.
• Reisen und Unterhaltung: Flugkosten, Unterkunft und Kosten für Geschäftsreisen.

Ein effektives Management der indirekten Beschaffungsprozesse kann erhebliches Kapital freisetzen, den Verwaltungsaufwand verringern und die betriebliche Gesamteffizienz verbessern, was sich direkt auf das Endergebnis des Unternehmens auswirkt.

Direkte Beschaffung vs. Indirekte Beschaffung: Die wichtigsten Unterschiede auf einen Blick

Um sich ein Bild von den praktischen Unterschieden machen zu können, ist ein direkter Vergleich erforderlich. Die folgende Tabelle fasst die grundlegenden Unterschiede zusammen, die die Beschaffungsstrategien der einzelnen Länder bestimmen.

Strategische Ansätze für das Management von Beschaffungsarten

Direkte und indirekte Beschaffung haben unterschiedliche Managementstrategien, weil sie so unterschiedlich sind. Die Anwendung eines pauschalen Beschaffungsprozesses ist eine Formel für Ineffizienz und verpasste Chancen.

Strategien für eine wirksame Direktbeschaffung

Der Schwerpunkt liegt hier auf Integration, Zusammenarbeit und Risikomanagement.

1. Einführung eines strategischen Lieferantenbeziehungsmanagements (SRM): Übergang zu nicht-transaktionalen Beziehungen. Machen Sie Ihre wichtigsten Lieferanten zu Partnern. Binden Sie sie in Ihren Produktentwicklungszyklus ein, geben Sie Prognosen ab und arbeiten Sie an kontinuierlichen Verbesserungen. Das Ergebnis eines guten SRM-Programms ist eine überlegene Innovation, die gewünschte Preisgestaltung und ein bevorzugter Service.
2. Technologie für Transparenz in der Lieferkette nutzen: Nutzen Sie die neueste Beschaffungssoftware und Tools für das Lieferkettenmanagement, um in Echtzeit Einblick in Ihren Bestand, die Leistung Ihrer Lieferanten und den Versandstatus zu erhalten. Dies ermöglicht eine proaktive Problemlösung anstelle eines reaktiven Krisenmanagements.
3. Strenge Qualitätssicherung (QA) durchsetzen: Qualitätssicherung sollte kein nachträglicher Gedanke sein. Legen Sie messbare Qualitätsstandards fest und verfügen Sie über ein strenges Qualitätssicherungsverfahren mit Lieferantenaudits, Eingangskontrollen von Materialien und Kontrollen während des Produktionsprozesses. So schützen Sie Ihr Markenimage und die Zufriedenheit Ihrer Kunden.

Strategien für eine wirksame indirekte Beschaffung

Der Schwerpunkt liegt hier auf Kontrolle, Konsolidierung und Vereinfachung.

1. Zentralisieren und automatisieren Sie den Beschaffungsprozess: Um die unkontrollierten Ausgaben zu bekämpfen, sollten Sie den indirekten Einkauf zentralisieren, indem Sie eine Plattform oder ein Team einsetzen. Führen Sie ein E-Procurement-System ein, in dem die Mitarbeiter mit standardisierten Bestellungen nach genehmigten Katalogen bestellen können. Das macht es einfacher und liefert nützliche Informationen über die Ausgaben.
2. Setzen Sie Category Management ein: Anstatt die einzelnen Abteilungen ihre eigene Software oder ihren eigenen Bürobedarf kaufen zu lassen, sollten Sie ähnliche indirekte Ausgaben in Kategorien zusammenfassen. Durch die Zusammenfassung der Gesamtausgaben des Unternehmens für eine Kategorie (z. B. alle Softwarelizenzen) kann das Beschaffungsteam deutlich bessere Mengenrabatte und Verträge mit Anbietern aushandeln.
3. Erstellen Sie klare Beschaffungsrichtlinien: Entwickeln und verbreiten Sie eine klare Richtlinie, in der festgelegt ist, wer was kaufen darf, wer die Lieferanten sind und wie der Kauf getätigt werden kann. Dies gibt den Mitarbeitern Orientierung und der Finanzabteilung die Kontrolle, die sie für die Verwaltung des Budgets benötigt.

Ein besonderer Hinweis für E-Commerce- und Dropshipping-Geschäfte

Der elektronische Handel hat die Art und Weise, wie Geschäfte abgewickelt werden, verändert und eine enge Verbindung zwischen dem Internet und der internationalen Beschaffung von Produkten hergestellt. Diese neue Beziehung hat die Tür zu neuen Geschäftsmodellen geöffnet, und Dropshipping ist eines der beliebtesten. Einfach ausgedrückt, kehrt Dropshipping die herkömmliche Einzelhandelsformel um: Anstatt Waren zu bestellen, um ein Lager zu füllen, verkauft der Unternehmer ein Produkt, erhält die Zahlung des Kunden und bestellt den Artikel erst dann bei seinem Lieferanten. Der Lieferant liefert dann das Produkt an den Kunden. Dies macht die direkte Beschaffung zur wichtigsten Echtzeit-Aktion jeder einzelnen Transaktion. Die Vertrauenswürdigkeit Ihres Beschaffungspartners ist im wahrsten Sinne des Wortes die Erfahrung, die Ihr Kunde macht, was, da es sich um ein kapitalintensives Geschäft handelt, eine Reihe neuer und größerer Probleme mit sich bringt:

• Qualitätskontrolle aus der Ferne: Es ist ein erhebliches Risiko, eine gleichbleibende Qualität der Produkte eines Lieferanten zu haben, der Tausende von Kilometern entfernt ist, ohne die Produkte jemals berührt zu haben.
• Komplexe Lieferantenüberprüfung: Wie können Sie sicherstellen, dass ein Lieferant, den Sie noch nie getroffen haben, zuverlässig und ethisch vertretbar ist und über die nötigen Produktionskapazitäten verfügt?
• Ineffiziente Logistik: Mehrere Lieferanten bedeuten, dass eine Bestellung einzeln bearbeitet werden muss, was zu Mehrfachlieferungen, hohen Logistikkosten und einer komplizierten Lieferung an den Endkunden führt.
• Fehlende Präsenz vor Ort: Die Lösung von Problemen wie Produktionsverzögerungen, Zollabfertigung oder falschen Bestellungen wird ohne ein lokales Team unglaublich schwierig.

Hier kann eine strategische Partnerschaft Ihr Geschäft verändern. Wir sind SpeedBeeDropshipping, Ihr zuverlässiger Begleiter bei der Schaffung einer echten Marke. Unsere drei grundlegenden Verpflichtungen sind das, was wir verwenden, um die größten Probleme im Dropshipping zu lösen:

1. Null-Risiko-Fulfillment: Wir sind verantwortlich. Im Falle des Verlusts eines Pakets oder eines fehlerhaften Produkts senden wir es kostenlos zurück. Sie haben außerdem eine feste und stabile Preisgestaltung. Wir managen die Risiken, damit Sie verkaufen können.

2. Echte Markenkontrolle: Wir geben Ihnen die direkte Kontrolle über das, was am wichtigsten ist. Dazu gehören Echtzeit-Inventarisierung, proaktive Qualitätskontrolle und markenspezifische Verpackungen. Es ist Ihre Marke, Ihre Regeln.

3. Vom Verkäufer zum Markeneigentümer: Wir helfen Ihnen, einen langfristigen Vermögenswert aufzubauen. Wir bieten Produktbeschaffung, Qualitätsverbesserung und komplette Private-Labeling-Services und machen Ihr Geschäft zu einer vertrauenswürdigen Marke.

Schlussfolgerung

Direkte Beschaffung und indirekte Beschaffung sind keine Frage der Bedeutung, sondern ein grundlegender Unterschied in der Absicht. Die direkte Beschaffung entwickelt Ihr Produkt, die indirekte Beschaffung entwickelt die operative Fähigkeit Ihres Unternehmens. Ein wirklich ausgereiftes und effektives Unternehmen lässt das eine nicht auf Kosten des anderen zurück. Es schafft spezielle Beschaffungsstrategien, Teams und Instrumente, um beide zu beherrschen. Wenn Sie lernen, wie man sie verwaltet, und für jeden Bereich die richtige Strategie anwenden, können Sie Ihr Beschaffungswesen in einen wertschöpfenden, innovativen und nachhaltigen Geschäftsfaktor verwandeln.