Wie man Shopify-Bestellungen ausführt: Eine vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung

Vom “Cha-Ching” zur Auslieferung: Ihre Fulfillment-Reise beginnt hier

Sie haben einen Verkauf getätigt. Die Shopify-Benachrichtigung des Cha-Ching bestätigt, dass Ihr Produkt gekauft wurde. Dies ist der erste wichtige Schritt zum Aufbau eines erfolgreichen E-Commerce-Geschäfts. Der folgende Schritt ist jedoch entscheidend für Ihre operative Kompetenz und die Wahrnehmung Ihrer Marke durch Ihre Kunden: die Auftragsabwicklung.

Fulfillment ist nicht nur ein logistischer Vorgang, sondern der physische Ausdruck Ihres Markenversprechens. Ein schlanker, präziser und transparenter Prozess schafft Vertrauen bei den Kunden und fördert das Wiederholungsgeschäft. Ein mangelhafter Prozess zerstört dieses Vertrauen für immer.

Dieses Handbuch ist ein umfassendes, schrittweises System der Shopify-Bestellabwicklung. Wir beginnen mit den grundlegenden manuellen Verfahren, die Sie befolgen müssen, um Ihre ersten Bestellungen direkt über das Shopify-Dashboard zu tätigen. Darauf aufbauend werden wir zu einer strategischen Analyse der drei wichtigsten Fulfillment-Modelle übergehen, die jedem Händler zur Verfügung stehen. Ziel ist es, Ihnen die Informationen zur Verfügung zu stellen, die Sie benötigen, um nicht nur Ihre bestehenden Bestellungen zu bearbeiten, sondern auch eine langfristige Strategie zu wählen, die skalierbar ist und zu Ihren Geschäftszielen passt.

Der Kernprozess: Eine Bestellung Schritt für Schritt in Shopify abwickeln

Sie müssen die Grundlagen des Fulfillments im Shopify-Ökosystem lernen, bevor Sie fortgeschrittenere Strategien in Betracht ziehen können. Alle anderen Modelle beruhen auf diesem manuellen Prozess. Dies wird Ihr Hauptansatz für neue Shopbetreiber sein. Bei etablierten Unternehmen ist es wichtig, diesen Prozess zu verstehen, um manuelle Überschreibungen, Sonderbestellungen und Fehlerbehebungen durchzuführen.

Diese Schritte müssen genau befolgt werden, um sicherzustellen, dass alle Aufträge ordnungsgemäß ausgeführt werden.

Vorbereiten Ihrer Bestellungen für die Ausführung

Zu diesem Zeitpunkt vermeidet die Genauigkeit größere Probleme in der Zukunft. Prüfen Sie die Auftragsdetails gründlich, bevor Sie einen Versandkarton anfassen.

1. Gehen Sie auf die Registerkarte Bestellungen: Wählen Sie in Ihrer Shopify-Verwaltung die Option Bestellungen. Sie sehen dann eine Liste aller Ihrer letzten Verkäufe. Klicken Sie auf die Bestellung, die Sie erfüllen möchten. Sie wird als “Unerfüllt” angezeigt.”
2. Prüfen Sie die Auftragsdetails: Prüfen Sie die Angaben des Kunden. Schauen Sie sich die Lieferadresse an und prüfen Sie, ob es irgendwelche eklatanten Fehler oder Tippfehler gibt. Das Adressvalidierungssystem von Shopify ist nützlich, dennoch ist eine visuelle Überprüfung erforderlich.
3. Bewertung der Betrugsanalyse: Shopify bietet eine eingebaute Betrugsanalyse für jede Bestellung. Überprüfen Sie die Indikatoren. Grüne Ampeln sind in der Regel harmlos. Gelbe Ampeln sind mit Vorsicht zu genießen; Sie können den Kunden anrufen, um es zu bestätigen. Rot bedeutet, dass die Wahrscheinlichkeit eines Betrugs hoch ist und Sie das Produkt nicht ohne eine gründliche Untersuchung versenden sollten. Wenn Sie eine betrügerische Bestellung ausliefern, verlieren Sie ein Produkt und müssen eine Rückbuchungsgebühr entrichten.
4. Bestätigen Sie das Inventar: Prüfen Sie die Artikel auf der Liste und vergewissern Sie sich, dass sie vorrätig sind und sich an dem Ort befinden, an den Sie liefern wollen. Falls ein Produkt nicht vorrätig ist, müssen Sie den Kunden vor Ort informieren, um seine Erwartungen zu kontrollieren.

Einkauf und Druck von Versandetiketten

Shopify Shipping vereinfacht die Portoerstellung und -bezahlung. Es ist direkt mit den großen Spediteuren verbunden und bietet ermäßigte Preise.

1. Versandetikett: Auf der Seite mit den Bestelldetails gibt es unter dem Abschnitt Unerledigt eine Schaltfläche mit dem Namen Versandetikett erstellen.
2. Bestätigen Sie Artikel: Überprüfen Sie, ob diese Sendung alle Artikel der Bestellung enthält. Falls Sie nur einen Teil der Bestellung versenden, können Sie eine Teilerfüllung vornehmen, indem Sie die Menge der einzelnen Artikel ändern.
3. Paketdetails eingeben: Wählen Sie die Art des Pakets aus Ihren gespeicherten Voreinstellungen oder geben Sie die benutzerdefinierten Abmessungen (Länge, Breite, Höhe) und das Gesamtgewicht des verpackten Kartons ein. Diese Daten sollten korrekt sein, damit das Porto richtig berechnet werden kann. Falsche Angaben können zu Zuschlägen für den Spediteur oder zur Ablehnung von Paketen führen.
4. Wählen Sie den Versanddienst: Je nach Paket und Zielort zeigt Shopify eine Liste der von einem Spediteur angebotenen Versanddienste, wie USPS, UPS oder DHL Express, und den Preis an. Wählen Sie den Service aus, der der Versandoption entspricht, die der Kunde während der Kaufabwicklung gewählt hat.
5. Versandetikett kaufen: Überprüfen Sie alle Angaben noch einmal. Klicken Sie nach der Bestätigung auf Versandetikett kaufen. Der Preis wird Ihrem Shopify-Konto belastet.
6. Dokumente drucken: Nach dem Kauf werden Sie aufgefordert, das Versandetikett auszudrucken. Sie können auch einen Packzettel ausdrucken, der dem Paket beigelegt wird. Für den Anfang reicht ein Standard-Desktopdrucker aus, während ein Thermo-Etikettendrucker verwendet wird, um professionelle Ergebnisse und Effizienz zu erzielen.

Kennzeichnung als erfüllt und Benachrichtigung des Kunden

Mit dem letzten mechanischen Prozess schließt sich der Kreislauf des Fulfillment-Prozesses und der Kommunikationsprozess mit Ihrem Kunden beginnt.

1. Bringen Sie das Etikett an: Kleben Sie das ausgedruckte Versandetikett auf Ihr Paket.
2. Artikel ausfüllen: Wenn ein Versandetikett über Shopify Shipping gekauft wird, wird die Bestellung automatisch erfüllt. Wenn Sie das Porto nicht über Shopify kaufen, müssen Sie dies manuell tun. Klicken Sie auf der Bestellseite auf Artikel ausfüllen.
3. Tracking-Informationen hinzufügen: Die Sendungsverfolgungsnummer aus dem von Shopify erstellten Etikett wird automatisch hinzugefügt. Wenn Sie einen externen Dienst in Anspruch genommen haben, müssen Sie die Sendungsverfolgungsnummer eingeben und das Versandunternehmen manuell auswählen. Dieser Schritt ist ein Muss, denn die Kunden erwarten die Möglichkeit, ihren Einkauf zu verfolgen.
4. Benachrichtigung auslösen: Wenn die Tracking-Nummer eingegeben wird und die Bestellung als erfüllt gilt, sendet Shopify dem Kunden automatisch eine E-Mail mit dem Titel Versandbestätigung. Diese E-Mail enthält die Sendungsverfolgungsnummer und einen Link zur Tracking-Seite des Spediteurs, der die Transparenz bietet, die moderne Verbraucher benötigen. Ihr Paket ist nun bereit, an den Spediteur übergeben zu werden.

Wählen Sie Ihren Weg: Die 3 wichtigsten Erfüllungsmodelle

Manuelle Auftragsabwicklung ist gut, wenn das Unternehmen neu ist. Aber bei einigen wenigen Aufträgen pro Woche, Dutzenden oder Hunderten pro Tag wird dieser manuelle Prozess zu einem großen Engpass im Betrieb. Sie verschwenden Ihre kostbare Zeit mit dem Verpacken von Kartons, anstatt sich um Marketing, Produktentwicklung und Strategie zu kümmern.

Dies ist eine wichtige strategische Entscheidung, mit der Sie konfrontiert sind. Ihr Erfüllungskonzept muss entwickelt werden, um Ihr Wachstum zu unterstützen. Drei Hauptmodelle können in Betracht gezogen werden. Sie unterscheiden sich in Bezug auf die betrieblichen Anforderungen, die Kosten und die strategischen Implikationen. Ihre Entscheidung wird sich direkt auf Ihre Gewinnspannen, die Kundenzufriedenheit und die Skalierbarkeit Ihres gesamten Unternehmens auswirken. Wir werden sie einzeln besprechen.

Modell 1: Selbstverwirklichung (der praktische Ansatz)

Die direkte Fortsetzung des oben erwähnten manuellen Prozesses ist das Self-Fulfillment bzw. das Inhouse-Fulfillment. Der gesamte physische Prozess, einschließlich der Bestandslagerung, der Kommissionierung der Artikel, der Verpackung der Kartons und der Abholung oder Ablieferung durch den Spediteur, liegt in Ihrer Verantwortung oder in der Ihres Teams.

Bei diesem Modell haben Sie die volle Kontrolle über das Kundenerlebnis. Sie bestimmen die Verpackungsqualität, die Zugabe von Marketingmaterialien und die Versandgeschwindigkeit. Diese Kontrolle ist ein wichtiger Wettbewerbsvorteil für Unternehmen, deren Produkte sehr individuell sind, die komplexe Verpackungsanforderungen haben oder deren Marke auf dem Erlebnis des Auspackens basiert.

Ihr größter Nachteil ist, dass sie nicht skalierbar ist. Self-Fulfillment ist platz- und arbeitsintensiv. Je größer das Auftragsvolumen ist, desto mehr Mitarbeiter sind erforderlich, desto mehr Platz wird benötigt und desto komplexer werden die Bestandsverwaltungssysteme. Es besteht ein direkter Zusammenhang zwischen der Expansion Ihres Unternehmens und Ihrer physischen Fähigkeit, Waren zu liefern. Das Modell eignet sich am besten für Unternehmen in der Anfangsphase, für Unternehmen, die große oder spezialisierte Produkte verkaufen, oder für Marken, für die ein hochgradig personalisierter Fulfillment-Prozess ein wesentlicher Aspekt ihrer Identität ist.

Modell 2: Third-Party-Logistik (3PL) für die Skalierung Ihrer Marke

Unter Third-Party-Logistics (3PL) versteht man das Outsourcing Ihres gesamten Fulfillment-Prozesses. Bei diesem Modell senden Sie Ihren Bestand in großen Mengen an ein spezielles 3PL-Unternehmen. Deren Werk dient als Ihr Lager.

Sobald ein Kunde etwas in Ihrem Shopify-Shop bestellt, wird die Bestellung automatisch an das System des 3PL gesendet. Deren professionelles Team wählt dann die Artikel in Ihrem Bestand aus, verpackt sie gemäß den festgelegten Standards und liefert sie an Ihren Kunden.

Der kurzfristige Vorteil einer 3PL-Allianz ist die Freiheit Ihrer Zeit und Ihrer Ressourcen. Die Abwicklung wird von einem fixen Kostenfaktor zu einem variablen Kostenfaktor. Sie sind nicht mehr durch Platz oder Arbeit eingeschränkt. Ein 3PL ist leicht skalierbar; ob 100 oder 10.000 Bestellungen pro Monat, der 3PL kann das Volumen bewältigen. Außerdem verfügen diese Anbieter in der Regel über mehr als ein Lager, so dass Sie Ihr Inventar näher bei Ihren Kunden lagern können, was Zeit und Kosten für den Versand spart.

Die Faktoren, die bei diesem Modell zu berücksichtigen sind, sind die Kosten und der Verlust der direkten Kontrolle. Bezahlt werden Lagerung (pro Palette oder pro Behälter), Kommissionierung und Verpackung (pro Artikel oder pro Auftrag) sowie der Versand. Es ist wichtig, die Preisstruktur eines 3PL im Detail zu kennen. Obwohl Sie personalisierte Verpackungen und Anweisungen anbieten können, überlassen Sie einen grundlegenden Aspekt Ihrer Kundenerfahrung einem Dritten. Dieses Modell eignet sich gut für bestehende Unternehmen mit konstantem und wachsendem Auftragsvolumen, die bereit sind, auf betriebliche Effizienz und Skalierbarkeit zugunsten einer direkten Kontrolle zu verzichten.

Modell 3: Dropshipping und die moderne Agentenlösung

Dropshipping ist ein Fulfillment-Modell, bei dem Sie keinen Bestand haben. Wenn Sie verkaufen, kaufen Sie das Produkt eines Dritten, in der Regel eines Herstellers oder Großhändlers, der wiederum das Produkt an Ihren Kunden liefert. Die Differenz zwischen Ihrem Verkaufspreis und dem Preis, den Sie dem Lieferanten zahlen, ist Ihr Gewinn.

Das herkömmliche Modell des Dropshipping, das häufig die Nutzung von Plattformen wie AliExpress beinhaltet, zeichnet sich durch eine niedrige Einstiegshürde aus. Es erfordert ein geringes Startkapital, da Sie keine Lagerbestände im Voraus kaufen müssen. Diese Verfügbarkeit ist jedoch mit erheblichen, gut dokumentierten operativen Problemen verbunden. Händler haben oft mit unzuverlässigen Lieferanten, zu langen Versandzeiten, die westliche Kunden verärgern, keinerlei Qualitätskontrolle und ernsthaften Kommunikationshindernissen zu kämpfen. Da es keine individuellen Verpackungen gibt, ist es fast unmöglich, eine einzigartige Marke zu schaffen.

Dies sind die Schmerzpunkte, die das Modell für ernsthafte Unternehmer entwickeln sollte.

Warum ein Dropshipping-Agent Ihr strategischer Partner ist

Das grundlegende Dropshipping-Modell ist ein Ausgangspunkt, aber keine skalierbare Lösung für die Entwicklung einer seriösen Marke. Die zeitgemäße Lösung besteht darin, einen professionellen Dropshipping-Agenten zu engagieren. Dadurch wird das Modell zu einer strategischen Allianz.

Ein Vertreter des modernen Dropshipping, wie wir bei SpeedBee Dropship, ist nicht nur ein Mittelsmann, sondern Ihr Team vor Ort. Wir sind darauf ausgerichtet, die Engpässe des traditionellen Modells zu beseitigen. Wir bieten ein Paket von Dienstleistungen an, die auf die Markenentwicklung ausgerichtet sind:

• Geprüfte Lieferantenbeschaffung: Wir bieten direkten Zugang zu unserem hochgradig überprüften Netzwerk von 3.182 Lieferanten, ein strategischer Vorteil, der Dropshippern helfen soll, die vollständige Kontrolle über ihre Lieferkette zurückzugewinnen. Wir führen nicht nur eine Erstprüfung durch, sondern besuchen auf Wunsch auch die Fabriken, um einen gründlichen Einblick in die Rohmaterialien der Produkte und den Herstellungsprozess zu erhalten, damit wir die Qualität der Produkte am Ursprungsort verbessern können.
• Schnelle Versandwege: Wir nutzen nicht die langsamen und standardmäßigen Versanddienste, sondern verwenden spezielle und effizientere Versandlinien, um die Lieferzeiten erheblich zu verkürzen.
• Qualitätskontrolle vor der Auslieferung: Unsere Mitarbeiter prüfen jedes Produkt, bevor es an Ihren Kunden versandt wird. Dies ist eine wichtige Maßnahme, die dazu beiträgt, dass der Ruf Ihrer Marke nicht durch fehlerhafte Produkte ruiniert wird.
• Kundenspezifische Markenverpackungen: Wir bieten Markenverpackungen, wie z. B. kundenspezifische Schachteln, Klebeband und Einlagen. So können Sie ein echtes Markenerlebnis bieten, das Ihre Kunden an Sie bindet und Sie von Ihren Mitbewerbern unterscheidet.

Durch die Einstellung eines Agenten wird Ihr Geschäft zu einer Marke und nicht zu einem reinen Einzelhandelsgeschäft. Es ist die notwendige Entwicklung des Dropshipping unter den Unternehmen, die auf langfristige Entwicklung und Kundenzufriedenheit ausgerichtet sind.

Jenseits der Box: Optimierung der Auftragsabwicklung für die Kundentreue

Unabhängig davon, welches Abwicklungsmodell Sie verwenden, ist der Prozess ein wirksames Instrument zur Markenbildung. Der meiste physische Kontakt, den ein Kunde mit Ihrem Online-Shop hat, ist der Moment, in dem Ihr Paket ankommt. Diese Erfahrung sollte optimiert werden, um Kundentreue und positive Bewertungen zu erreichen.

Konzentrieren Sie sich auf drei Schlüsselbereiche:

1. Die Unboxing Erfahrung: Die Art und Weise, wie Sie Ihr Produkt verpacken, ist ein direkter Indikator dafür, wie die Menschen Ihr Produkt wahrnehmen. Sie können auch Markenkartons, individuelles Seidenpapier oder sogar einfache Beilagen wie eine Dankeskarte anfordern, selbst bei einem 3PL oder Agenten. Das Auspacken ist ein unvergessliches Erlebnis, das eine Lieferung zu einem Erlebnis macht, das man mit anderen teilen kann.

2. Proaktive Kommunikation: Kunden fordern keine Aktualisierungen an, warten Sie also nicht darauf, dass sie gefragt werden. Stellen Sie sicher, dass Ihre Shopify-Bestellbestätigungen, Versandbestätigungen und Benachrichtigungen über Lieferaktualisierungen lesbar sind und ein Markenzeichen tragen. Informieren Sie den Kunden im Falle einer bekannten Verzögerung, bevor er nachfragen muss. Transparenz schafft Vertrauen.

3. Problemlose Rückgabe: Eine einfache, transparente und gerechte Rückgabepolitik ist ein wichtiger Bestandteil der Erfahrung nach der Lieferung. Ein Kunde, der mit seiner Rückgabe gute Erfahrungen gemacht hat, wird mit größerer Wahrscheinlichkeit wieder einkaufen. Machen Sie Ihre Richtlinien zugänglich und verständlich.

Was kommt als Nächstes? Die richtige Wahl für Ihr Geschäft treffen

Jetzt haben Sie ein vollständiges Bild davon, wie Sie Shopify-Bestellungen abwickeln, angefangen bei den ersten Klicks im Handbuch bis hin zu den fortgeschrittenen strategischen Modellen, die die Zukunft Ihres Unternehmens bestimmen werden.

Es gibt keine richtige Antwort auf den Weg in die Zukunft, es gibt die richtige Antwort für Ihr Unternehmen in der Phase, in der Sie sich befinden.

• Ihr Ausgangspunkt ist Self-Fulfillment. Es bietet das höchste Maß an Kontrolle und eignet sich für den Umgang mit neuen Marken, individuellen Produkten und lokalen Unternehmen.
• Ihr Skalierungsmotor ist die Drittanbieter-Logistik (3PL). Dies ist die natürliche Entwicklung, wenn das Auftragsvolumen Ihre internen Kapazitäten übersteigt und Sie sich auf das Wachstum konzentrieren können.
• Dropshipping durch einen Agenten ist Ihr strategischer Schritt in den E-Commerce. Er bietet das geringste finanzielle Risiko und löst die gravierenden Qualitäts- und Markenprobleme des traditionellen Modells.

Beurteilen Sie Ihr bestehendes Auftragsvolumen, Ihre Kapitalbasis, Ihre Produktlinie und Ihre langfristigen Markenziele. Treffen Sie eine fundierte Entscheidung. Falls Sie sich für die Kapitaleffizienz und die Bestandsfreiheit des Dropshipping entscheiden, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, dass der beste Weg zur Schaffung einer stabilen, skalierbaren und seriösen Marke vom ersten Tag an die Zusammenarbeit mit einem professionellen Vertreter ist.

Schlussfolgerung

Das Erlernen der Nutzung von Shopify Fulfillment ist ein Prozess, der vom operativen Bedarf zum strategischen Nutzen führt. Wir befinden uns nicht mehr in der operativen Phase der Erfüllung einer Bestellung, sondern in der strategischen Entscheidung für Self-Fulfillment, 3PL-Beziehungen und ein neues Dropshipping-Modell. Der optimale Weg ist nicht universell, sondern hängt von der Größe Ihres Unternehmens, Ihren Ressourcen und Ihrer Markenvision ab. Durch eine kritische Betrachtung dieser Alternativen werden Sie Fulfillment zu einer täglichen Routine und zu einem Motor für Wachstum und Kundentreue machen. Der ultimative Schritt zur Schaffung einer starken und erfolgreichen E-Commerce-Marke besteht darin, die richtige strategische Wahl zu treffen.