Sourcing vs. Beschaffung: Der endgültige Leitfaden für moderne Unternehmen

Einführung

Die Sprache, die wir verwenden, ist im Geschäftsleben von großer Bedeutung. Worte prägen unser Handeln und bilden unsere Strategien. Beschaffung und Einkauf sind zwei solche Begriffe, die häufig austauschbar verwendet werden, aber sehr unterschiedliche strategische Auswirkungen haben. Sie zu verwechseln bedeutet, die Verbindung zwischen der übergeordneten Strategie und der täglichen operativen Arbeit falsch zu interpretieren.

Das ist nicht nur ein semantisches Problem. Für jedes moderne Unternehmen, insbesondere für diejenigen, die im wettbewerbsintensiven elektronischen Geschäftsverkehr tätig sind, ist es unerlässlich, die wichtigsten Unterschiede zwischen diesen Begriffen zu kennen. Dies ist der erste Schritt zur Entwicklung einer widerstandsfähigen, kosteneffizienten und wirklich effektiven Lieferkette. Dieser Leitfaden soll helfen, den Unterschied zu definieren und zu begründen, warum dieses Wissen ein so wichtiger Wettbewerbsvorteil ist.

Was ist der wirkliche Unterschied zwischen Sourcing und Procurement?

Im Grunde genommen besteht der Unterschied zwischen Strategie und Prozess, zwischen Vorausschau und Umsetzung.

Betrachten Sie es einmal so: Beschaffung ist die strategische Tätigkeit, bei der ermittelt wird, bei wem man einkauft. Der allgemeine Prozess, wie Sie einkaufen, ist die Beschaffung.

Die vorgelagerte Arbeit ist die Beschaffung. Es geht um die Intelligenz, die Marktforschung, die Vernetzung. Es geht um die großen Fragen: Wer sind die weltweiten Lieferanten, die unser Produkt in der richtigen Qualität herstellen können? Wer bietet den größten Wert, nicht den billigsten? Wer wird ein langfristiger Innovations- und Wachstumspartner sein? Es ist ein Schachspiel, bei dem man die Veränderungen auf dem Markt vorhersehen und die Risiken in der Lieferkette ausschalten muss, bevor sie eintreten. （Sind Sie nicht sicher, was Sourcing wirklich bedeutet? Klicken Sie hier, um eine klare Erklärung zu erhalten:
https://www.speedbeedropship.com/what-is-sourcing/）

Die Beschaffung hingegen ist der gesamte Beschaffungsprozess, der von Anfang bis Ende reicht. Er umfasst die Beschaffung als wichtigsten ersten Schritt, geht aber noch viel weiter. Sie umfasst die taktischen, alltäglichen Vorgänge, durch die Waren und Dienstleistungen in das Unternehmen gelangen: die Erstellung von Bestellanforderungen, die Ausstellung einer Bestellung, die Verwaltung von Rechnungen und die Verwaltung der Logistik. Wenn die Beschaffung der Bauplan ist, ist die Beschaffung der Bau des gesamten Gebäudes, einschließlich des Fundaments und der Beleuchtung.

Aspekt	Beschaffung	Beschaffung
Primärer Schwerpunkt	Strategisch und proaktiv	Taktisch & operativ
Hauptziel	Finden Sie den bestmöglichen Wert und bauen Sie Lieferantenbeziehungen auf.	Gewährleistung einer reibungslosen, gesetzeskonformen und effizienten Beschaffung von Waren.
Wichtigste Aktivitäten	Marktforschung, Lieferantenermittlung, RFP/RFQ, Verhandlung.	Beschaffung, Bedarfsanforderung, Einkauf, Wareneingang, Zahlungsabwicklung.
Zeithorizont	Langfristig und beziehungsorientiert.	Kurzfristig bis langfristig, transaktions- und prozessorientiert.
Analogie	Der Architekt (der den Plan entwirft)	Der Generalunternehmer (der das gesamte Projekt beaufsichtigt)

Wenn Sie dies verstehen, lichtet sich der Nebel. Sie beginnen, Ihre Lieferkette nicht als eine einzige, monolithische Funktion zu sehen, sondern als eine Reihe miteinander verbundener, aber dennoch unterschiedlicher Disziplinen.

Strategische Beschaffung: Die Grundlage des Wettbewerbsvorteils

Strategische Beschaffung geht über die bloße Suche nach dem besten Angebot hinaus. Es handelt sich um einen forschungsbasierten Beschaffungsansatz, den Unternehmen nutzen, um sich einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen und ihre Rahmenbedingungen darauf aufzubauen. In der heutigen schnelllebigen Welt hebt sie Ihr Unternehmen von anderen ab. Eine schlecht gemanagte Beschaffung lässt Sie zurückbleiben, während eine gut gemanagte Beschaffung Sie nach vorne bringen kann.

Schlüsselaktivitäten: Von der Marktforschung bis zur Verhandlung

Der Beschaffungsprozess ist eine strenge Entdeckungsreise und eine sorgfältige Prüfung. Er umfasst eine Reihe von wichtigen Aktivitäten:

Wichtigster Beschaffungsschritt	Beschreibung
1. Marktforschung & Analyse	Der Beschaffungsprozess beginnt mit einer umfassenden Marktforschung. Dazu gehören die Identifizierung potenzieller Lieferanten, die Bewertung von Preistrends, die Analyse von Rohstoffkosten und die Bewertung geopolitischer oder Lieferkettenrisiken.
2. Definition der Geschäftsbedürfnisse	Ein klares Verständnis der internen Anforderungen ist unerlässlich. In diesem Schritt wird eng mit den Beteiligten zusammengearbeitet, um Produktspezifikationen, Servicelevel und geschäftliche Prioritäten zu definieren.
3. Entdeckung und Prüfung von Lieferanten	Unternehmen geben RFIs, RFPs oder RFQs heraus, um die Anbieterlandschaft zu erkunden. Sie sammeln Informationen über potenzielle Lieferanten und bewerten deren anfängliche Fähigkeiten und Reaktionsfähigkeit.
4. Auswahl der Lieferanten	Auf der Grundlage der Antworten und weiterer Analysen werden die Lieferanten ganzheitlich bewertet - unter Berücksichtigung der Preisgestaltung, der Leistungshistorie, der finanziellen Gesundheit, der Skalierbarkeit, der ethischen Praktiken und des Engagements für Nachhaltigkeit.
5. Verhandlung & Vertragsmanagement	Nach der Auswahl eines Lieferanten beginnt die Verhandlung über Preise, Lieferbedingungen, Servicelevel und Zahlungsbedingungen. Die endgültigen Vereinbarungen werden dann durch das Vertragsmanagement formalisiert, um die Einhaltung der Vorschriften und die Wertschöpfung zu gewährleisten.

Das Ziel: Vom niedrigsten Preis zum besten Wert (TCO)

Einer der Anfängerfehler bei der Beschaffung besteht darin, sich vom niedrigsten Stückpreis verleiten zu lassen. Ein erfahrener Profi weiß, dass der Aufkleberpreis nur die Spitze des Eisbergs ist. Das eigentliche Ziel der strategischen Beschaffung ist das Erreichen minimaler Gesamtbetriebskosten (TCO).

Die TCO berücksichtigen alle Kosten einer Anschaffung während ihres Lebenszyklus. Dies beinhaltet:

Kostenkategorie	Beschreibung
Akquisitionskosten	Beinhaltet den ursprünglichen Kaufpreis, Versandgebühren, Steuern und Einfuhrzölle, die zum Zeitpunkt der Beschaffung anfallen.
Betriebskosten	Deckt die laufenden Kosten wie Energieverbrauch, Routinewartung, Ersatzteile und Personalschulung, die für die effektive Nutzung des Produkts erforderlich sind.
Qualität Kosten	Stellt die Kosten für schlechte Qualität dar, z. B. Produktmängel, Rücksendungen, Nacharbeit und Garantieansprüche. Kostengünstige Lieferanten können zu hohen qualitätsbezogenen Ausgaben führen.
Risiko Kosten	Umfasst die potenziellen finanziellen Verluste aufgrund von Unterbrechungen der Lieferkette, z. B. durch verspätete Lieferungen, Konkurs von Lieferanten oder geopolitische Instabilität.

Wenn Sie sich auf die TCO konzentrieren, verlagern Sie Ihr Denken auf eine strategische Perspektive. Sie wollen keinen Billiganbieter, sondern einen guten Partner, der Ihnen hilft, kosteneffizient zu sein und ein positives Markenimage aufzubauen.

Der Beschaffungszyklus: Von der Anforderung bis zur Zahlung (P2P)

Der Beschaffungszyklus ist die Leistung, sollte die Beschaffung die Bühne sein? Sie ist der Maschinenraum des Unternehmens und sorgt dafür, dass die richtigen Waren zur richtigen Zeit am richtigen Ort und zu den richtigen Kosten zur Verfügung stehen. Dieser gesamte Prozess wird gemeinhin als Procure-to-Pay oder P2P bezeichnet und ist der End-to-End-Prozess einer Beschaffung.

Der Zyklus beginnt an dem Punkt, an dem die Beschaffung endet. Wenn ein Lieferant ausgewählt und ein Vertrag unterzeichnet wurde, kommen die Beschaffungsaktivitäten ins Spiel. Ein internes Teammitglied, das einen Bedarf feststellt, stellt eine Bestellanforderung. Diese wird dann in eine förmliche Bestellung umgewandelt, die einen rechtsverbindlichen Vertrag darstellt, der nach Genehmigung an den Lieferanten geschickt wird.

Dann folgt der Einkaufsprozess: Überwachung der Bestellung, Kontrolle der Vorlaufzeit und Organisation der Warenlieferung. Beim Eintreffen der Ware wird diese mit der Bestellung abgeglichen und eine Quittung ausgestellt. Der Lieferant stellt dann eine Rechnung aus, die mit der Bestellung und der Quittung verglichen wird (ein Prozess, der als Drei-Wege-Abgleich bezeichnet wird), um sicherzustellen, dass sie korrekt ist, bevor der Zahlungsvorgang eingeleitet wird.

Um diesen allgemeinen Prozess zu steuern, verwenden moderne Unternehmen in der Regel Beschaffungssoftware oder ERP-Systeme. Der wichtigste Aspekt dabei ist die Software zur Automatisierung von Arbeitsabläufen, mit der manuelle Engpässe beseitigt werden können, die einen besseren Einblick in die Ausgaben ermöglicht und die Beschaffungsrichtlinien durchsetzt, damit alles nach Vorschrift abläuft. （Fragen Sie sich, wie der Beschaffungsprozess funktioniert? Klicken Sie hier, um mehr zu erfahren: https://www.speedbeedropship.com/procurement-sourcing-process/）

Warum diese Unterscheidung für Ihr Unternehmen wichtig ist

Die Trennung von Beschaffung und Einkauf ist nicht nur eine organisatorische Tätigkeit, sondern eine strategische Notwendigkeit. Wenn ein Unternehmen alles als Einkauf betrachtet, taucht es strategische, hochwertige Aktivitäten in den Ozean der täglichen Transaktionen ein.

Klarheit schafft Fokus: Die Trennung der beiden Bereiche ermöglicht es Ihnen, Ihre besten Köpfe auf die strategische Beschaffung zu konzentrieren, d. h. auf die Aushandlung von Eckpfeilern und den Aufbau starker Lieferantenbeziehungen. In der Zwischenzeit kann sich Ihr Beschaffungsteam auf die operative Exzellenz konzentrieren: die Rationalisierung des P2P-Zyklus, um schnell und effizient zu sein. Diese Rollenüberbrückung stellt sicher, dass den strategischen und taktischen Aspekten der funktionalen Rolle des Lieferkettenmanagements die erforderliche Aufmerksamkeit zuteil wird.

Risikomanagement: Ihre erste Verteidigungslinie gegen Unterbrechungen der Lieferkette ist die strategische Beschaffung. Hier schaffen Sie Redundanz und prüfen Ihre Lieferanten auf finanzielle und betriebliche Stabilität. Wenn dies als taktische Übung behandelt wird, ist eine Katastrophe vorprogrammiert.

Kosteneinsparungen vs. Kosteneffizienz: Die Beschaffung ermöglicht tief greifende, strukturelle Kosteneinsparungen durch die Zusammenarbeit mit besseren Partnern und die Aushandlung intelligenterer Geschäfte. Die Beschaffung führt auch zu Kosteneffizienz, indem sie sicherstellt, dass der Beschaffungsprozess selbst schlanker und schneller ist. Beides ist notwendig, um Ihre Ausgaben wirklich zu maximieren. Ein Unternehmen, das sich auf die Beschaffungseffizienz, nicht aber auf die strategische Beschaffung konzentriert, verbessert lediglich die Leistung einer möglicherweise mangelhaften Strategie.

Beschaffungsherausforderungen für E-Commerce- und Dropshipping-Geschäfte

Für Unternehmer, die im dynamischen Umfeld von E-Commerce und Dropshipping leben, sind dies keine theoretischen Konzepte. Es sind alltägliche Realitäten, und die Beschaffungsfragen sind besonders akut. Ein Einzelunternehmer oder ein Inhaber eines kleinen Unternehmens ist in der Regel gezwungen, im Gegensatz zu großen Unternehmen mit eigenen Teams gleichzeitig der Gesamtstratege und der Betreiber des Tagesgeschäfts zu sein.

Der Online-Markt ist ein Dschungel voller potenzieller Partner - und voller Gefahren. Im Folgenden finden Sie die häufigsten Herausforderungen:

Herausforderung	Beschreibung
Suche nach zuverlässigen Herstellern vs. Zwischenhändler	Bei vielen Online-Lieferanten handelt es sich um Handelsunternehmen und nicht um echte Fabriken. Sie erheben Aufschläge, ohne zum Produktwert beizutragen. Um echte Hersteller zu erkennen, sind Ortskenntnis und Sorgfalt erforderlich.
Erfüllung hoher Mindestbestellmengen (MOQs)	Die Hersteller setzen oft hohe Mindestmengen fest, die für kleine Unternehmen oder Start-ups unrealistisch sein können. Dies schränkt den Zugang ein und drängt viele Käufer zu teureren Zwischenhändlern.
Sicherstellung einer einheitlichen Produktqualität aus der Ferne	Die Aufrechterhaltung der Produktqualität über große Chargen hinweg ist schwierig, wenn die Beschaffung aus der Ferne erfolgt. Ein Muster kann perfekt sein, aber die Massenproduktion kann ohne strenge Qualitätskontrollen erheblich abweichen.
Kommunikationsbarrieren und komplexe Verhandlungen überwinden	Sprachliche Unterschiede, kulturelle Nuancen und ungewohnte internationale Handelsbedingungen können die Beziehungen zu den Zulieferern erschweren und Raum für Fehlentwicklungen oder kostspielige Fehler schaffen.

Dies sind keine kleinen Ärgernisse, sondern existenzielle Risiken für ein Dropshipping- oder E-Commerce-Unternehmen. Schlechte Beschaffung führt zu schlechten Produkten, unzufriedenen Kunden und einer Marke, die nie abhebt.

（Interessieren Sie sich für Global Sourcing und wie es funktioniert? Erfahren Sie hier mehr: https://www.speedbeedropship.com/what-is-global-sourcing/）

Ihre Lösung: Partnerschaft mit einem Dropshipping-Agenten

Hier kann der Unterschied zwischen Beschaffung und Einkauf ein großartiges Wachstumsinstrument sein. Wie wäre es, wenn Sie das ganze komplexe, mit hohen Einsätzen verbundene Spiel der strategischen Beschaffung an einen Spezialisten auslagern könnten? Das ist genau das, was ein professioneller Dropshipping-Agent tut.

Ein professioneller Dropshipping-Agent ist Ihr lokales Beschaffungs- und Einkaufsteam. Sie nehmen nicht nur Bestellungen entgegen, sondern sind strategische Partner, die genau die Beschaffungsprobleme angehen, die das Wachstum so vieler E-Commerce-Unternehmen behindern.

Sie verwandeln den Prozess der Entdeckung und des Kaufs von einer Quelle des Risikos in eine Quelle der Stärke. Und so geht's:

• Experten-Sourcing: Ein hochwertiger Vermittler verfügt über ein Netzwerk. Sie gehen nicht einfach die öffentlichen Verzeichnisse durch, sondern verfügen über jahrelange Erfahrung und Kontakte, um Sie mit geprüften, vertrauenswürdigen Fabriken in Kontakt zu bringen. Sie führen eine Due-Diligence-Prüfung durch und stellen sicher, dass Sie mit den besten Lieferanten zusammenarbeiten, die Qualität und Preis bieten und eine wirklich zuverlässige Lieferkette aufbauen können.
• Qualitätskontrolle: Ein Vertreter ist Ihr Auge und Ohr in der Fabrikhalle. Er führt auch Qualitätskontrollen während des Produktionsprozesses durch und nicht nur beim Endprodukt. Dieses aktive Lieferantenmanagement sorgt für Konsistenz und sichert Ihr Markenimage.
• Rationalisierte Beschaffung: Der Agent übernimmt den gesamten Beschaffungsprozess in Ihrem Namen. Er sorgt für eine reibungslose P2P-Lösung, einschließlich Bestellannahme, Bestandsverwaltung, professionelle Verpackung und Versand. Diese Automatisierung komplizierter Prozesse entlastet Sie von logistischen Albträumen. Bei SpeedBee verwandeln wir Ihre Beschaffungsprobleme in einen Wettbewerbsvorteil, und Sie können sich auf das konzentrieren, was Sie am besten können: Marketing und Ausbau Ihrer Marke. Informieren Sie sich über unsere Agentenservices.

Wichtigste Erkenntnisse: Beschaffung ist die Strategie, Beschaffung ist der Prozess

Wie wir bereits erörtert haben, ist der Prozess der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen ein komplexer Vorgang, der weit über eine einzelne Funktion hinausgeht. Der Unterschied zwischen Beschaffung und Einkauf ist entscheidend für die Entwicklung einer robusten und kosteneffizienten Lieferkette. Beschaffung ist das proaktive, datengesteuerte, strategische Streben nach Werten, um langfristige, für beide Seiten vorteilhafte Beziehungen zu Lieferanten aufzubauen. Die Beschaffung hingegen ist die praktische Umsetzung des Einkaufs, einschließlich aller Prozesse, die mit der Bestellung, Bezahlung und Lieferung verbunden sind. Die beiden Bereiche werden leicht verwechselt, was zu verpassten Chancen führen kann, da die Unternehmen Gefahr laufen, sich auf kurzfristige Transaktionen zu konzentrieren und die langfristige Strategie zu vernachlässigen, wodurch sie wiederum größeren Störungen und Kosten ausgesetzt sind. Dieser Unterschied ist vor allem im E-Commerce wichtig, wo die Einschaltung eines Fachmanns, z. B. eines erfahrenen Dropshipping-Agenten, sowohl bei der Beschaffung als auch beim Einkauf für Klarheit und Effizienz sorgen kann, ohne dass die Kosten für das interne Fachwissen anfallen.

Sind Sie bereit, Ihre Produktbeschaffung zu optimieren?

Jetzt verstehen Sie den Unterschied zwischen Beschaffung und Einkauf und wissen, warum beide für die Entwicklung einer robusten, kosteneffizienten Lieferkette entscheidend sind. Sie kennen sowohl die typischen Probleme als auch die Möglichkeiten. Der zweite Punkt ist die Entscheidung, wie Sie vorgehen wollen. Sie können die Komplexität der globalen Beschaffung selbst in die Hand nehmen oder mit einem erfahrenen Partner zusammenarbeiten, der diesen Prozess bereits kennt. Die Beschaffung sollte Ihr Unternehmen nicht bremsen. Machen Sie sie zu einem Wettbewerbsvorteil. Rufen Sie SpeedBee noch heute an und lassen Sie sich kostenlos beraten, damit Sie eine zuverlässigere und effizientere Lieferkette für Ihre Marke aufbauen können.