Was ist Strategic Sourcing und wie wird es umgesetzt?

Einführung

Die Beschaffung ist im komplexen Theater des modernen Handels nicht mehr eine Tätigkeit hinter den Kulissen, bei der es lediglich darum geht, Waren zu möglichst niedrigen Kosten zu beschaffen. Sie hat sich in den Mittelpunkt des Geschehens geschoben. Der Bereich hat sich zur strategischen Beschaffung entwickelt, einem analytischen und ganzheitlichen Prozess, der die Beschaffungsfunktion von einer Kostenstelle in einen wertschöpfenden Motor und eine Quelle großer Wettbewerbsvorteile verwandelt hat. Dies ist die grundlegende Realität, die geschäftskundige Führungskräfte und Beschaffungsexperten erkannt haben. Strategische Beschaffung bedeutet, über das Preisschild auf einer Bestellung hinauszuschauen und den gesamten Lebenszyklus eines Produkts oder einer Dienstleistung, seine Herstellung und seinen Verbrauch, zu betrachten, um die Unternehmensziele zu erreichen. Es handelt sich um eine umfassende Philosophie, die in die Struktur eines erfolgreichen Lieferkettenmanagements integriert wurde, eine Philosophie, die alle Einkaufsentscheidungen mit den allgemeinen Unternehmenszielen verbindet.

Was ist strategische Beschaffung?

In seiner einfachsten Form ist die strategische Beschaffung ein systematischer, datengesteuerter Prozess zur Maximierung der Ausgaben eines Unternehmens. Er beinhaltet die ständige Neubewertung und Verbesserung der Beschaffungsvorgänge, um sicherzustellen, dass jeder Dollar an Ausgaben den größtmöglichen Wert erzeugt. Die strategische Beschaffung ist proaktiv und beziehungsorientiert, im Gegensatz zum traditionellen Einkauf, der reaktiv und transaktionsorientiert ist. Es ist der Unterschied zwischen der schnellen Reparatur eines Lecks und dem Entwurf eines neuen, dauerhaften Sanitärsystems für das ganze Haus.

Letztlich geht es nicht nur darum, Aufträge zu erteilen, sondern eine starke, effektive und flexible Lieferkette zu entwickeln. Ein strategisches Beschaffungsteam oder ein spezielles Beschaffungsteam stellt nicht nur die Frage, was es kostet. Es stellt sich vielmehr tiefgreifendere Fragen: Wer sind die geeignetsten Lieferanten, mit denen man zusammenarbeiten sollte, um langfristig zu wachsen? Was wird dieser Kauf zur Risikominderung beitragen? Wie wird sich diese Entscheidung in 3 Jahren auf unser Endergebnis auswirken? Diese Änderung der Einstellung ist das wichtigste Element, das die Marktführer von anderen unterscheidet. Es geht auch darum, zu erkennen, dass der Beschaffungsprozess keine einsame Tätigkeit ist, sondern eine wichtige Triebkraft für finanzielles Wohlergehen und betriebliche Effizienz.

Die wichtigsten Vorteile: Über den Preis hinaus zum Gesamtwert

Der kurzfristige Reiz der strategischen Beschaffung liegt in der Regel in der Zusicherung enormer Kostensenkungen, und das aus gutem Grund. Eine wirksame Beschaffungsstrategie kann zu Kostensenkungen führen. Der eigentliche Wert liegt jedoch darin, dass es um die Gesamtbetriebskosten (TCO) geht. Bei den TCO handelt es sich um eine Schätzung des finanziellen Werts, die den Kaufpreis sowie alle damit verbundenen Kosten, einschließlich Transport, Wartung, Betriebskosten und Entsorgung, umfasst. Die TCO-Optimierung hilft Unternehmen dabei, sicherzustellen, dass sich niedrige Anschaffungskosten nicht zu einer kostspieligen langfristigen Belastung entwickeln.

Über die reinen Finanzdaten hinaus wirken sich die Vorteile auf das gesamte Unternehmen aus:

• Verbesserte Beziehungen zu den Lieferanten: Sie fördert kooperative Geschäftsbeziehungen, indem sie das konfrontative Verhandlungsmodell durch ein Partnerschaftsmodell ersetzt. Diese Entwicklung guter Lieferantenbeziehungen kann die Tür zu Innovation und Sonderbehandlung öffnen.
• Verbessertes Risikomanagement: Unternehmen können sich besser gegen Unterbrechungen der Lieferkette und Marktschwankungen wappnen, indem sie ihre Lieferanten umfassend auf finanzielle Stabilität und Leistung prüfen und die Lieferbasis diversifizieren.
• Größere Lieferkette Beweglichkeit: Die gesamte Lieferkette wird besser auf die Nachfrage und unerwartete Marktveränderungen reagieren können, was in der modernen Welt der schnellen Veränderungen ein wesentlicher Vorteil ist.

Der 7-stufige strategische Beschaffungsprozess: Eine Blaupause für den Erfolg

Der strategische Beschaffungsprozess ist keine zufällige Ansammlung von Aktivitäten, sondern ein systematisches und reproduzierbares Modell. Obwohl die Modelle leicht unterschiedlich sein können, haben sie in der Regel diese sieben Schlüsselschritte, die befolgt werden müssen, um ein vollständiges und erfolgreiches Ergebnis zu erzielen.

Schritt 1: Vertiefen Sie sich in Ihre Ausgaben- und Kategorieanalyse

Die Reise beginnt mit Daten. Das Beschaffungsteam sollte sich zunächst einen Überblick über die gesamte Finanzlage des Unternehmens verschaffen. Dazu gehört die Erfassung und Untersuchung der bisherigen Ausgabengewohnheiten in allen Abteilungen - von großen Rohstoffen bis hin zum einfachen Büromaterial. Durch die Klassifizierung dieser Ausgaben wird das Team in der Lage sein, die größten Bereiche für Einsparungen und Prozessverbesserungen zu erkennen. Die Erfassung dieser Datenpunkte ist die Grundlage für die gesamte Strategie; ohne eine klare Übersicht über die aktuellen Ausgaben sind alle Bemühungen um Einsparungen nur eine Vermutung.

Schritt 2: Gründliche Angebotsmarktforschung durchführen

Nachdem wir uns ein klares Bild davon gemacht haben, was intern benötigt wird, richten wir unsere Aufmerksamkeit auf die Außenwelt. Dies geschieht durch gründliche Marktforschung und Marktanalyse, um die Dynamik der Angebotsbasis zu kennen. Wer sind die Hauptakteure? Wie lauten die Marktbedingungen und der Preisdruck? Dies ist der Punkt, an dem das Team eine lange Liste potenzieller Lieferanten und neuer Lieferanten aufstellt und deren Fähigkeiten, Kapazitäten und Ruf auf dem Markt bewertet.

Schritt 3: Entwickeln Sie Ihre Beschaffungs- und Verhandlungsstrategie

Anhand interner und externer Daten entwickelt das Team eine spezielle Beschaffungsstrategie für die betreffende Kategorie. Damit wird festgelegt, wie das Unternehmen in den Markt eintreten wird. Wird es ein wettbewerbsorientierter Ausschreibungsprozess sein? Direkte Verhandlungen mit einem etablierten strategischen Anbieter? In dem Plan werden die Ziele, die Bewertungskriterien und die geplanten Beschaffungsvorgänge dargelegt, und das gesamte Team muss sich einig sein, bevor es mit den Lieferanten in Kontakt tritt.

Schritt 4: Durchführen des Auswahl- und Ausschreibungsverfahrens für Lieferanten (RFP/RFQ)

An dieser Stelle wird die Strategie umgesetzt. In der Regel versendet das Team eine Angebotsanfrage (RFP) oder eine Anfrage zur Angebotsabgabe (RFQ) an die Liste der potenziellen Lieferanten, die präqualifiziert wurden. Dieses formale Verfahren stellt sicher, dass alle Lieferanten auf der Grundlage einheitlicher Kriterien, die die geschäftlichen Anforderungen des Unternehmens widerspiegeln, gleich bewertet werden. Ziel ist es, die Anzahl der Lieferanten auf die am besten geeigneten zu reduzieren, die die qualitativen und quantitativen Anforderungen erfüllen können.

Schritt 5: Verhandlung und Vergabe des Auftrags

Nach der Auswahl des Lieferanten kommt es zu den abschließenden Verhandlungen. Dies umfasst in der Regel mehrere Verhandlungsphasen, um nicht nur den Preis, sondern alle wesentlichen Aspekte der Partnerschaft zu regeln. Hier kommt die Kunst der Verhandlungsführer ins Spiel, um gute Zahlungsbedingungen auszuhandeln, die Vertragsbedingungen zu klären und die Service Level Agreements festzulegen. Ziel ist es, überdurchschnittliche Angebote auszuhandeln, die zu einer Win-Win-Situation führen, die die Grundlage für eine gesunde langfristige Beziehung bildet. Dies ist eine entscheidende Phase der Vertragsverhandlungen im Hinblick auf die Wertbindung.

Schritt 6: Implementierung und Integration des neuen Lieferanten

Nach der Unterzeichnung eines Vertrags ist die Arbeit noch nicht beendet. Der neue Lieferant sollte reibungslos in die Betriebs- und Zahlungssysteme des Unternehmens integriert werden. Dazu gehört, dass die internen Beteiligten über den Wechsel informiert werden, der neue Lieferant in die Finanzsysteme aufgenommen wird und der Ausstieg bestehender Lieferanten erleichtert wird. Hier beginnt das richtige Vertragsmanagement, und alle vertraglichen Verpflichtungen sind von Anfang an bekannt und werden erfüllt.

Schritt 7: Leistung verfolgen, Beziehungen verwalten und kontinuierlich verbessern

Strategische Beschaffung ist ein Prozess, kein Ereignis. Sobald sie umgesetzt ist, liegt der Schwerpunkt auf der Überwachung der Leistung der Lieferanten. Das Team sollte die wichtigsten Leistungsindikatoren überwachen, um sicherzustellen, dass der Lieferant seine Versprechen einhält. Dies ist der Kern des Supplier Relationship Management (SRM) - ein Versprechen der ständigen Verbesserung durch häufige Kommunikation, Leistungsüberprüfung und gemeinsame Problemlösung. Die Entwicklung besserer Lieferantenbeziehungen ist wie Gartenarbeit; sie erfordert regelmäßige Anstrengungen, zahlt sich aber durch Innovation, Zuverlässigkeit und Wert aus.

Strategische Beschaffung vs. taktischer Einkauf: Ein kritischer Vergleich

Um die Bedeutung der strategischen Beschaffung in vollem Umfang zu erkennen, ist es wichtig, sie mit der traditionellen Beschaffung oder dem taktischen Einkauf zu vergleichen. Diese Analogie zeigt den radikalen Wandel im Denken und in der Strategie.

Merkmal	Taktischer Einkauf (traditionelle Beschaffung)	Strategische Beschaffung
Hauptziel	Erzielen Sie den niedrigstmöglichen Preis.	Senkung der Gesamtbetriebskosten (TCO).
Zeithorizont	Kurzfristig, transaktionsorientiert.	Langfristig und beziehungsorientiert.
Beziehung zu den Lieferanten	Gegensätzlich, auf der Grundlage von Druckmitteln.	Zusammenarbeit und Partnerschaft.
Entscheidungstreiber	Preis und sofortige Verfügbarkeit.	Qualität, Risiko, Innovation und Gesamtwert.
Prozess	Reaktiv, oft fragmentiert.	Proaktiv, datengesteuert und zentralisiert.
Schlüsselmetrik	Einkaufspreisabweichung.	TCO-Einsparungen, Lieferantenleistung, Risikominderung.

E-Commerce-Wachstum freisetzen: Strategische Beschaffung für Dropshipper

Die Grundsätze der strategischen Beschaffung gelten nicht nur für Fortune-500-Unternehmen, die über große Beschaffungsabteilungen verfügen. Sie sind wohl noch wichtiger für agile E-Commerce- und Dropshipping-Unternehmen, bei denen die Effizienz der Lieferkette ein direkter Faktor für Rentabilität und Kundenzufriedenheit ist. Der moderne Dropshipper ist in gewisser Weise ein Beschaffungsgenie, und eine strategische Denkweise ist der Schlüssel für seine erfolgreiche Skalierung.

Die versteckten Kosten des “taktischen” Dropshipping von öffentlichen Marktplätzen

Der taktische Einkauf ist der Ausgangspunkt für viele angehende Unternehmer. Sie entdecken ein trendiges Produkt auf einem großen Markt und beginnen mit dem Verkauf, Bestellung für Bestellung. Dies senkt zwar die Einstiegshürde, ist aber ein Modell, das mit versteckten Kosten und zahlreichen potenziellen Risiken behaftet ist. Bei diesem Ansatz wird die Effizienz der Lieferkette geopfert, was zu einer uneinheitlichen Produktqualität, unzuverlässigen Lieferzeiten, die zu Kundenbeschwerden führen, und einem völligen Mangel an Kaufkraft führt. Dieses fehlende Lieferantenmanagement bedeutet, dass der Dropshipper im Falle eines Produktproblems oder einer verlorenen Lieferung wenig bis keine Verhandlungsmacht hat, was sein Markenimage und seine Rentabilität gefährdet.

Wie ein Dropshipping-Agent zu Ihrem strategischen Beschaffungspartner wird

Ein professioneller Dropshipping-Agent ist Ihr strategischer Partner, der starke Lieferantenbeziehungen nutzt, um Sie mit den besten Lieferanten in Verbindung zu bringen und Ihnen das zu bieten, was große Plattformen nicht können: vollständige Kontrolle über die Lieferkette und null Risiko.

Sie haben die direkte Kontrolle über die Produktqualität, die kundenspezifischen Verpackungen und den Lagerbestand und können so eine einwandfreie, auf Ihre geschäftlichen Anforderungen zugeschnittene Markenkonsistenz gewährleisten. Noch wichtiger ist, dass ein Agent ein vollständiges Risikomanagement bietet. Bei SpeedBee Dropship haben wir Pionierarbeit geleistet, indem wir die Verantwortung für jede verlorene, beschädigte oder fehlgeschlagene Lieferung übernehmen und die Bestellung kostenlos erneut versenden.

Wir sind der einzige Anbieter, der Unternehmern eine echte Kontrolle über ihre Lieferkette mit festen Preisen und garantierter Lieferung bietet. Wir finden nicht nur Ihre Produkte, sondern schützen Ihr Unternehmen und Ihren Gewinn, indem wir greifbare Kosteneinsparungen durch die Beseitigung von Risiken ermöglichen.

Best Practices für langfristigen Beschaffungserfolg

Um die strategische Beschaffung zu einem Teil der DNA Ihres Unternehmens zu machen, ist es wichtig, mehrere Grundsätze zu beachten. Erstens müssen Sie die Zustimmung der Geschäftsleitung einholen. Dies erfordert Ressourcen und eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, die nur mit Hilfe der Führungsebene erreicht werden kann. Zweitens: Bilden Sie funktionsübergreifende Teams. Beziehen Sie die Beteiligten aus den Bereichen Finanzen, Betrieb und Produktentwicklung in die strategischen Beschaffungsprozesse ein, um sicherzustellen, dass alle Geschäftsanforderungen berücksichtigt werden. Und schließlich sollten Sie eine Kultur der ständigen Verbesserung einführen. Märkte, Technologien und Lieferanten sind dynamisch und Ihre Beschaffungsstrategie sollte sich mit ihnen verändern.

Wichtige Tools und Technologien zur Unterstützung Ihrer Beschaffung

Die Technologie erleichtert die strategische Beschaffung heute erheblich. Moderne Beschaffungssoftware und Software für die strategische Beschaffung automatisieren die meisten der manuellen Prozesse, die mit diesem Verfahren verbunden sind. Strategische Beschaffungsplattformen sind in der Lage, die Suche nach Lieferanten und elektronische Auktionen sowie die Vertragsverwaltung und Leistungsanalyse zu übernehmen.

Künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen sind die spannendsten Entwicklungen. Diese Technologien sind in der Lage, große Datenmengen in Echtzeit zu verarbeiten, um verborgene Ausgabenmuster zu erkennen, Unterbrechungen der Lieferkette vorherzusehen und sogar die besten Verhandlungsstrategien zu empfehlen. KI ist in der Lage, Tausende von Datenpunkten zu durchsuchen, um mögliche Risiken bei einem Lieferanten zu erkennen, die ein Mensch möglicherweise übersehen würde, und so eine zusätzliche Ebene der Intelligenz für den Lieferantenauswahlprozess zu schaffen.

Ihr nächster Schritt: Von der Theorie zur umsetzbaren Strategie

Strategische Beschaffung ist nicht nur ein Geschäftsprozess, sondern ein Paradigmenwechsel in der Art und Weise, wie ein Unternehmen seine Geschäftsbeziehungen zu Dritten und seine Ausgaben wahrnimmt und handhabt. Es ist ein Versprechen, Entscheidungen auf der Grundlage von Daten, langfristigen Beziehungen und unaufhaltsamer Wertschöpfung zu treffen. Es spielt keine Rolle, ob Sie ein multinationaler Konzern sind, der Milliarden von Dollar ausgibt, oder ein kleiner E-Commerce-Unternehmer, der eine Marke aufbauen will - die Grundsätze sind ähnlich.

Beginnen Sie damit, den Fluss Ihres Geldes zu untersuchen. Beginnen Sie eine Diskussion darüber, wie Sie aufhören können, reaktiv zu sein, und anfangen können, proaktiv zu sein. Es ist ein Marathon und kein Sprint, aber die Belohnung ist ein starkes, schlankes und hochprofitables Unternehmen.